PELAKSANAAN AUDIT OPERASIONAL

Pengertian Prosedur Pelaksanaan Audit Operasional

Prosedur adalah rangkaian metode yang telah mejadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan (Wursanto.1991:20).

Menurut Mulyadi (2001:5) prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang. 

Sedangkan menurut Moekijat (1989:194), ciri-ciri prosedur meliputi:

1. Prosedur harus didasarkan atas fakta-fakta yang cukup mengenai situasi tertentu, tidak didasarkan atas dugaan-dugaan atau keinginan.
2. Suatu prosedur harus memiliki stabilaitas, akan tetapi masih memiliki fleksibilitas. Stabilitas adalah ketentuan arah tertentu dengan perubahan yang dilakukan hanya apabila terjadi perubahan-perubahan penting dalam fakta-fakta yang mempengaruhi pelaksanaan prosedur. Sedangkan fleksibilitas digunakan untuk mengatasi suatu keadaan darurat dan penyesuaian kepada suatu kondisi tertentu.
3. Prosedur harus mengikuti jaman. Dari beberapa pengertian di atas maka dapat di simpulkan bahwa prosedur adalah suatu urutan kegiatan yang telah menjadi pola tetap dalam melaksanakan kegiatan yang melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang didasarkan pada fakta-fakta dan tidak ketinggalan jaman.

Menurut Mulyadi (2002:9), secara umum auditing adalah suatu proses sistemetis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi,
dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataanpernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan serta penyampaian hasilnya kepada yang pemakai yang berkepentingan.

Sedangkan menurut Arens dan Loebbecke (1996:1), auditing adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seseorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dimaksud dengan kreteria yang telah ditetapkan.

Audit oprasional adalah pemeriksaan yang sistemetis terhadap kegiatan, program organisasi dan seluruh atau sebagian dari aktivitas dengan tujuan menilai dan melaporkan apakah sumber daya dan dana digunakan
secara ekonomis dan efisien dan apakah tujuan program, kegiatan, aktivitas, yang telah direncanakan dapat dicapai dengan tidak bertetangan dengan peraturan, ketentuan dan undang-undang yang berlaku (BPKP,1993:2).

Sedangkan menurut Mulyadi (2002:32), Audit Operasional merupakan review secara sistemetik kegiatan organisasi atau bagian dari padanya dalam hubungannya dengan tujuan tertentu.

Dari beberapa pengertian di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa Prosedur Pelaksanaan Audit Operasional adalah suatu tahapan atau urutan kegiatan yang telah menjadi pola tetap dalam melaksanakan pemeriksaan dan review yang sistemetis terhadap kegiatan organisasi atau bagian dari padanya dengan tujuan menilai dan melaporkan apakah sumber daya dan dana digunakan secara ekonomis, efisien, dan efektif.

Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Operasional

Audit oprasional dimaksudkan terutama untuk mengidentifikasi kegiatan, program, aktivitas yang memerlukan perbaikan atau penyempurnaan dengan tujuan memberikan rekomendasi agar pengelolaan kegiatan, program, aktivitas dilaksanakan secara ekonomis, efisien dan efektif (BPKP,1993:5).

Menurut Mulyadi (2002:32)Tujuan Audit Operasional diarahkan pada 3 sasaran, yaitu :
a. Mengevaluasi kinarja
b. Mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan
c. Membuat rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut.

Ruang lingkup Audit operasional meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen. Ruang lingkup tersebut dapat mencakup seluruh kegiatan/program atau hanya mencakup bagian/element/dimensi tertentu dari suatu kegiatan atau program (BPKP,1993:7).

Sasaran Audit Operasonal adalah kegiatan, aktivitas, program atau bidang-bidang organisasi yang diketahui dan diidentifikasi memerlukan perbaikan/peningkatan dalam segi kehematan, efesiensi dan efektivitasnya.
 

Sasaran pemeriksaan tersebut harus selalu mempunyai 3 unsur pokok yaitu:

a. Kriteria
    Kriteria yang jelas berupa standar/ukuran,ketentuan yang seharusnya diikuti atau ditaati.

b. Penyebab
    Penyebab dari suatu tindakan, atau kegiatan yang tidak sesuai dengan kriteria.
c. Akibat
   Akibat dari satu tindakan, atau kegiatan yang menyimpang dari kriteria yang dapat diukur/dinilai dengan  uang atau akan menyebabkan tidak dicapainya sasaran dan tujuan yang seharusnya dicapai (BPKP,1993:7).

Perencanaan dan Program Audit

Untuk setiap audit, terutama untuk audit operasional (performance audit), auditor harus mengorganisir kegiatannya sehingga auditor dapat melaksanakannya secara efisien, ekonomis dan efektif. Perencanaan dan
Program audit adalah perecanaan yang memadai untuk mengumpulkan informasi dan bukti-bukti atas sasaran pemeriksaan selama pelaksanaan tiaptiap tahap fungsi audit (persiapan pemeriksaan, pengujian pengendalian
manajemen sampai dengan pemeriksaan lanjutan) dengan prosedur yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan pemeriksaan.

Oleh karena itu auditor harus menetapkan dengan layak/cukup hal-hal sebagai berikut :

1. Tipe/kwalitas dan jumlah petugas yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan.
2. Informasi apa yang harus dikumpulkan, bagaimana memperolehnya, dan dan bagaimana mengevaluasi informasi tersebut agar dapat ditentukan sasaran pemeriksaannya.
3. Bukti apa dan berapa banyak yang harus diperoleh kesimpulan yang layak atas sasaran pemeriksaan
4. Hasil apa yang diharapkan dalam rangka pembuatan laporan untuk pekerjaan yang akan dilaksanakannya.

Untuk mendukung hal-hal di atas auditor harus menyusun program audit. Program Audit adalah rencana langkah kerja yang harus dilakukan selama pemeriksaan, yang didasarkan atas tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan serta informasi yang ada tentang kegiatan atau program yang diperiksa. Program audit merupakan alat pengendali setiap kegiatan audit dan tidak boleh menjadi Check list yang kaku dari langkah-langkah kerja sehingga mematikan inisiatif auditor dalam pelaksanaan tugasnya.

Penyusunan program audit dimaksudkan agar pelaksanaan tugas audit dapat mencapai tujuan audit yang telah ditetapkan dengan penggunaan sumber daya yang seminimal mungkin, yang meliputi tenaga, biaya dan waktu yang dipergunakan. Disamping itu program audit agar didapat landasan dalam pembagian tugas audit diantara anggota tim audit. Semua rencana audit tidak ada yang tertinggal dan semua angggota tim audit memperoleh tugas yang jelas, sehingga akan membantu pengawas audit dalam mengikuti perkembangan kemajuan audit dan pelaksanaan tugas audit tiap anggota tim (BPKP,1992:5).

Audit operasional umumnya mencakup pada evaluasi dari kelayakan dan keefektitifan pengendalian yang direncanakan untuk melaksanakan tujuan manajemen untuk organisasi atau fungsi di bawah pemeriksaan. Sehingga untuk mempermudah setiap evaluasi, program audit operasional harus mencakup konsep kunci yaitu tujuan dan pengendalian manajemen.

Pertimbangan program audit adalah menetapkan bimbingan dengan mana auditior bisa melaksanakan maksud dari penugasan pemeriksaan dan menggunakan bukti yang diperlukan untuk menyelenggarakan dasar untuk suatu pendapat audit (Sawyer, 1986:33).

Prosedur Pelaksanaan Audit Operasional
 

Persiapan Audit

Persiapan audit bertujuan untuk mengumpulkan informasi, penelaahan peraturan, ketentuan dan undang-undang yang berkaitan dengan aktifitas yang di audit serta menganalisis informasi yang diperoleh guna mengidentifikasi hal-hal yang potensial mengandung titik kelemahan. Pada tahap ini auditor memilih bidang tertentu untuk diaudit dari seluruh bidang obyek kegiatan yang telah ditentukan pada tahap persiapan audit. Pemilihan ini diperoleh melalui pengumpulan dan penganalisaan informasi atas kegiatan yang diperiksa.
 

Dari tahap ini diperoleh latar belakang dan informasi umum atas kegiatan bersangkutan, yang mendasari pemilihan sasaran tentatif pemeriksaan melalui berbagai tehnik dan pengujian terbatas (BPKP,1992:8).

Menurut Sawyer (1986:29-30) dalam tahap persiapan Audit di muali dengan auditor memeriksa struktur organisasi, tempat dari unit dan perusahaan, hubungan mereka dengan unit-unit lain, penugasan dari fungsi dan tanggung jawab. Kemudian auditor menelusuri aktivitasaktivitas yang benar dengan flow charting penuh atau dengan mengikuti dokumen-dokumen yang dipilih dengan terus-menerus pada titik kunci
pengendalian.

Berikutnya auditor akan meriview kebijaksanaan dan prosedur yang menguasai unit atau fungsi yang diperiksa. Prosedur tertulis, dimengerti oleh karyawan dan dihitung secara sah untuk menyusun atau membawa keluar rencana perusahaan dan mencapai tujuan perusahaan, adalah suatu petunjuk terhadap aktivitas yang dikembalikan dengan baik. Dimana prosedur yang tidak tertulis, auditor akan menentukan dari pembicaraan dengan manajemen apa yang diharapkan dari karyawan dan bagaimana aktivitas disusun dan dilaksanakan. Akhirnya, auditor menanyakan apakah manajemen melakukan penilaian terhadap pekerjaan yang dilaksanakan.

Pengujian Pengendalian Manajemen

 
Pengujian pengendalian manajemen adalah pengujian terhadap segala usaha dan tindakan yang dilakukan oleh manajemen untuk mengarahkan atau menjalankan operasi sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
 

Pengujian pengendalian manajemen dimaksudkan untuk lebih memantapkan sasaran tentative pemeriksaan yang telah di identifikasi pada tahap persiapan pemeriksaan. Pengujian pengedalian ini bertujuan untuk menilai efektifitas pengendalian manajemen dan lebih mengenali adanya kelemahan sehingga dapat dipastikan apakah suatu tenatif audit obyektive dapat terus dilanjutkan pada tahap pemeriksaan lanjutan, karena kurangnya bukti pendukung.

Melalui tahap ini diperoleh bukti-bukti yang mendukung sasaran pemeriksaan definitif yang dikembangkan dari kegiatan spesifik yang masih bersifat sementar. Auditor juga menetapkan alternatif kegiatan spesifik sementara lainnya. Dalam banyak hal akhir tahap ini dibuat laporan sementara berupa laporan/ikhtisar hasil suvai. Apabila pemeriksaan akan dilanjutkan ketahap pemeriksaan lanjutan, maka pada tahap ini juga dibuat program kerja audit (BPKP,1993:9)

Setelah melakukan pemeriksaan dan menilai sistem pengendalian dalam penerangan tujuan pokok, kemudian auditor akan melaksanakan pengujian yang tepat untuk menentukan kalau penyajian pengendalian adalah merupakan operasi yang dimaksud. Pengujian pengendalian meliputi verifikasi terhadap purchase order didukung oleh dokumen dan spesifikasi otorisasi yang benar. Review terhadap operasi dari praktikpraktik
manajemen (Sawyer, 1986:36).

Pemeriksaan Lanjutan

Pemeriksaan lanjutan ini bertujuan untuk mendapatkan bukti-bukti yang cukup, guna mendukung sasaran defenitif pemeriksaan yang telah diperoleh pada tahap pengujian dan pengajian ulang sistem pengendalian manajemen. Pada tahap ini auditor memilih sasaran definitif, kemudian dilakukan pengumpulan bukti yang relevan, material, dan kompeten, menuju suatu kesimpulan mengenai sasaran audit yang bersangkutan. Hal ini dilakukan dalam pemeriksaan terinci.

Oleh karenanya semua progaram audit pada tahap ini pada umumnya diarahkan kepada 4 sasaran.

1. Informasi latar belakang yang berhubungan dengan pemeriksaan.
2. Hasil akhir yang diharapkan.
3. Prosedur audit yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
4. Instruksi-insruksi khusus apabila diperlukan.

Bukti yang diperoleh di sini termasuk bukti yang diperoleh pada tahap sebelumnya. Bukti yang dikumpulkan dari hasil pemeriksaan terinci diikhtisarkan dalam kertas kerja yang cukup untuk mendukung kesimpulan laporan hasil audit. Berdasarkan bukti yang sudah diikhtisarkan dalam kertas kerja, dibuat laporan akhir hasil pemeriksaan, termasuk kesimpulan dan rekomendasi.

Bukti yang diperoleh harus memenuhi kwalitas dan mempunyai tingkat kepercayaan yang memadai, untuk itu harus selalu memperhatikan empat unsur:

1. Relevan, Bukti harus mempunyai hubungan dengan permasalahan yang sedang diperiksa.
2. Kompeten, Bukti diperoleh dari sumber yang independen yang dapat dipercaya.
3. Cukup, Bukti yang dikumpulkan dinilai cukup memadai berdasarkan pertimbangan profesional untuk mendukung kesimpulan pemeriksa.
4. Material, Bukti harus mempunyai nilai yang cukup berarti dalam mempengarui tingkat pertimbangan informasi yang bersangkutan.

a. Pengembangan Temuan dalam Pemeriksaan Lanjutan.

Pegembangan Temuan adalah pengumpulan dan sintesa informasi khusus yang bersangkutan dengan kegiatan atau program yang diperiksa, yang dievaluasi dan dianalisis karena diperkirakan akan menjadi perhatian dan berguna bagi pemakai laporan. Setelah melaksanakan pengembangan temuan, kemudian auditor menyusun rekomendasi guna perbaikan kelemahan dalam manajemen. Dalam penyusunan rekomendasi untuk manajemen, auditor haru melihat masalah-masalah itu sebagaimana manajemen melihat masalah tersebut. Auditor harus membebankan keuntungan dari perlindungan yang diberikan oleh penembanan pengendalian terhadap biaya yang terjadi. Auditor harus mempertimbangkan perluasan risiko dari jumlah keruguian yang besar (Sawyer,1986:32).

b. Penyusunan Kertas Kerja Pemeriksaan

Kertas kerja adalah catatan yang diselenggarakan oleh auditor mengenai prosedur audit yang ditempuhnya, pengujian yang dilaksanakannya, informasi yang diperolehnya, simpulan yang dibuatnya sehubungan dengan auditnya (Mulyadi,2002:100).

Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) adalah catatan-catatan yang dibuat dan data yang dikumpulkan pemeriksa secara sistematis pada saat melaksanakan tugas pemeriksaan.

Manfaat dari penyusunan kertas kerja pemeriksaan :

• Merupakan dasar penyusunan Laporan Hasil Pemeriksan.
• Merupakan alat bagi atasan untuk mereview dan mengawasi pekerjaan para pelaksanan pemeriksaan.
• Merupakan alat pembuktian dari laporan Hasil Pemeriksaan
• Merupakan salah satu pedoman untuk tugas pemeriksaan berikutnya.

Syarat-syarat Kertas Kerja Pemeriksaan

• Lengkap
• Bebas dari kesalahan, baik kesalahan hitung/kalimat maupun kesalahan penyajian informasi.
• Didasarkan atas fakta dan argumentasi yang rasional.
• Sistematis, bersih, mudah diikuti, dan diatur rapi.
• Mempunyai tujuan yang jelas.
• Dalam setiap kertas kerja pemeriksaan mencantumkan kesimpulan hasil pemeriksaan dan komentar atau catatan reviewer.

Pelaporan Hasil Audit

Hasil akhir dari pelaksanaan audit operasional berupa laporan tertulis yang ditujukan kepada manajemen. Laporan tersebut merupakan advis pemecahan masalah yang difokuskan pada usaha peningkatan prosedur dan pelaksanaan pelaksanaan operasi dan juga ditujukan nilai uang yang dapat dihemat jika dilaksanakan aktivitas yang benar serta peningkatannya (Johny,1988:4).

Penulisan laporan hasil audit oprasinal tidak banyak berbeda dari penulisan laporan bermacam-macam audit lainnya, yaitu laporan harus nyata, jelas, bersih, menyeluruh dan persensive. Dalam beberapa situasi, laporan suatu audit operasional berbeda dari laporan aktivitas keuangan lainnuya, sebab ada dua bagian yaitu pokok masalah pemeriksaan dan tingkat penerimaan bahwa operasi auditor menyenangkan dalam perusahaannya (Sawyer,1986:37).

Pemeriksaan Tindak Lanjut Temuan Hasil Pemeriksaan

Pemeriksaan tindak lanjut terbatas pada kaji ulang atau review tindakan koreksi yang telah atau sedang dilakukan oleh obrik terhadap rekomendasi temuan pemeriksaan, termasuk membandingkannya dengan tindakan yang disarankan atau direkomendir.

a. Sasaran dan ruang lingkup pemeriksaan

Sasaran pemeriksaan tindak lanjut adalah

• Menilai sejauh mana manajemen telah mengambil langkah tindak lanjut atas rekomendasi temuan hasil pemeriksaan.
• Melaporkan rekomendasi yang telah, sedang atau tidak dapat ditindak lanjuti kepada pimpinan atau manajemen dan kepada APFP yang terkait dengan sebelumnya.
• Ruang lingkup pemerikasaan tindak lanjut adalah semua temuan yang hasil pemeriksaannya telah disepakati tindak lanjutnya antara manajemen dengan auditor, tetapi belum selesai ditindak lanjuti.

b. Kriteria pelaksanaan tindak lanjut

• Tanggung jawab pelaksanaan tindak lanjut temuan hasil pemeriksaan harus ditetapkan secara jelas.
• Tindakan yang diambil harus sesuai dengan rekomendasi dan mendapat persetujuan oleh pihak yeng berwenang.
• Tindakan harus dilaksanakan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan pada rencana tindak lanjut. dan sejalan dengan dokumen atau bukti yang riel.

Peran Auditor

Auditor termasuk suatu kelompok jabatan fungsional. Dalam jabatan fungsional auditor terdapat tim mandiri yang terdiri dari: Pengendali Mutu, Pengendali Teknis, Ketua Tim dan Anggota Tim.

Berdasarkan pernyataan tersebut, setiap pelaksanaan tugas pengawasan (audit) tim mandiri memiliki peran-peran sebagai berikut:

a. Pengendali Mutu, merupakan Auditor Ahli Madya atau Auditor Ahli Utama yang bertanggung jawab atas mutu hasil kegiatan pengawasan.
 

Tugas Pengendali Mutu :

• Menerima rencana kegiatan pengawasan dan menerima penugasan pengawasan dari pejabat struktural kemudian membicarakan penugasan pengawasan tersebut dengan tim mengenai kegiatan audit.
• Membuat perencanaan kegiatan pengawasan yang disusun menjadi program pengawasan yang kemudian mengkomunikasikan program pengawasan tersebut dengan Pengendali Teknis (PT) dan Ketua Tim (KT).
• Menyelenggarakan konsultasi/diskusi dengan intern tim dan pemberi tugas apabila ada permasalahan yang dijumpai dilapangan.
• Menetapkan revisi program pengawasan dan koreksi pelaksanaan, apabila keadaan di lapangan tidak memungkinkan pelaksanaan program pengawasan yang ada.
• Melakuakan review atas konsep laporan hasil pengawasan dan mengevaluasi atas realisasi pelaksanaan dengan program pengawasan tim.

b. Pengendali Teknis,merupakan Auditor Ahli Muda atau Auditor Ahli
 

Madya yang bertanggung jawab atas teknis pelaksanaan kegiatan pengawasan.
 

Tugas Pengendali Teknis :

• Membantu Pengendali Mutu dalam mempelajari dan membicarakan penugasan pengawasan, membuat anggaran waktu dan rencana pengawasan, menyusun program dan mengkomunikasikan program pengawasan pada tim, serta membantu menyelenggarakan konsultasi/diskusi dengan intern tim dan pemberi tugas.
• Mengajukan usul revisi program pengawasan apabila ada kendala di lapangan.
• Melakukan review atas realisasi pelaksanaan penugasan dengan program pengawasan, kertas kerja dan konsep laporan hasil pengawasan yang telah dilakukan ketua tim dan anggota tim.
• Melakukan evaluasi kinerja ketua tim dan anggota tim.

c. Ketua Tim, merupakan Auditor Ahli Pratama atau Auditor Ahli

Muda yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan pengawasan dalam suatu tim yang ditugaskan kepadanya.

Tugas Ketua Tim :

• Membantu Pengendali Mutu membuat rencana kegiatan pengawasan dan menyiapkan bahan untuk penyusunan program pengawasan yang kemudian menghasilkan program pengawasan kepada Anggota Tim.
• Memberikan penugasan harian kepada Anggota Tim.
• Membantu Pengendali Mutu dan Pengendali Teknis menyelenggarakan konsultasi/diskusi dengan intern tim dan pemberi tugas.
• Melakukan kegiatan pengawasan, review atas realisasi dengan programnya dan review atas kertas kerja yang dilakukan Anggota Tim.
• Menyusun daftar analisis tugas-tugas mingguan, kesimpulan hasil pengawasan dan konsep laporan hasil pengawasan.
• Melakukan evaluasi atas kinerja Anggota Tim.

d. Anggota Tim, merupakan Auditor Terampil atau Auditor Ahli

Pratama yang bertanggung jawab melaksanakan sebagian dari pelaksanaan kegiatan pengawasan dalam suatu tim yang ditugaskan kepadanya.

Tugas Anggota tim :

- Mempelajari program pengawasan.
- Membicarakan dan menerima penugasan harian dari ketua tim.
- Melaksanakan kegiatan pengawasan sesuai program pengawasan dan membuat hasil pengawasan.
- Membantu Ketua Tim menyusun konsep laporan hasil pengawasan.

Pengendalian Mutu

Pengendalian mutu merupakan metode yang digunakan untuk memastikan bahwa kantor akuntan tersebut dapat memenuhi tanggung jawab jabatannya kepada para klien. Pengendalian Mutu adalah prosedur yang digunakan oleh kantor akuntan tersebut untuk membuatnya menaati standar-standar secara konsisten dalam setiap kontrak kerja yang mengikatnya (Loebbecke,1995:22).

Informasi merupakan bahan yang penting bagi pimpinan suatu organisasi dalam setiap tingkatan untuk mengikuti perkembangan kegiatan bawahan dan untuk tindakan koreksi/ pengendalian yang diperlukan.
 

Tindakan koreksi/ pengendalian bisa menyangkut perencanaan untuk periode berikutnya atau untuk pelaksanaan dalam periode yang bersangkutan . Dalam kegiatan pemeriksaan perlu diciptakan dan ditetapkan formulir-formulir kendali untuk menghasilkan informasi pengendalian. Agar informasi pengendalian ini dapat digunakan, maka formulir kendali mutu harus di isi dibuat dan disampaikan dengan benar dan tepat waktu kepada para pejabat yang berhak menerima dan bertanggung jawab atas kelancaran dan pencapaian tujuan pemeriksaan (BPKP,1990:1).